Mange får kontingent-faktura i august

[gustavf]

Vi sender i løpet av et par dager ut en ny runde med fakturaer for kontingent. Alle fakturaene som sendes ut nå, er på 100 kr og gjelder for medlemskap fram til 31. desember i år. Rundt nyttår sender vi ut ny faktura, som gjelder hele 2014.

Grunnen til at vi sender ut kontingent som gjelder kun fram til nyttår, er for å tilpasse kontingenten til å følge kalenderåret. Detaljene om dette finner dere i kontingentvedtaket på årsmøtet (http://forum.norbrygg.no/index.php/topic,15023.0.html)

De som får faktura nå er:

• Medlemmer som har hatt medlemskap som går ut i mai, juni, juli og august.
• Medlemmer som ikke betalte kontingenten i 2012, og derfor ikke har gyldig medlemskap.
• Noen medlemmer som har vært registrert i medlemssystemet, men av ulike grunner ikke har fått faktura før. (En bug i det gamle systemet, gjorde det mulig å være registrert som medlem, uten å få kontingentgiro.)

I tillegg sender vi en påminnelse til alle som har meldt seg inn de siste månedene, men ikke har betalt fakturaen som er tilsendt på e-post. Til sammen er det rundt en tredjedel av medlemmene som får faktura nå.

Vi har også gjort en adressevask, som gjør at en del som tidligere har fått giro til feil adresse, nå får den til sin registrerte hjemmeadresse.

Alle som er registrert med e-postadresse i medlemsregisteret, får faktura tilsendt på e-post. Dersom denne ikke blir betalt, sender vi en påminnelse som brevpost. Vi regner med at en del er registrert med mailadresser som de ikke bruker lenger, så dersom du savner faktura kan det være grunnen. Du får i så fall en faktura som brev når vi sender ut påminnelser.

De som ikke er registrert med e-postadresse, får faktura som brevpost. På fakturaen skal det stå brukernavn og passord som du kan bruke for å logge deg inn i Hypersys (https://norbrygg.hypersys.no/) og legge inn e-postadresse.

Dersom du får giro og mener det er en feil, ta kontakt med [email protected] eller svare i tråden.

 

[gustavf]

I det gamle medlemssystemet lå det en del passive medlemmer som var registrert, men ikke mottok kontingent. De fleste av disse skulle ha fått kontingent, men var feilregistrert (grensesnittet var litt plundrete og dette var en lett feil å gjøre). Disse medlemmene har nå fått faktura for kontingent.

Dessverre har en del medlemmer som aktivt har meldt seg ut satt passive på samme måte. Disse har også blitt aktivert og har fått faktura nå.

De dette gjelder kan ta kontakt med [email protected] for å få slettet medlemskapet skikkelig. Dersom faktura ikke blir betalt, blir også medlemskapet slettet, men først etter at vi har sendt en påminnelse.

 

[StoreMy]

Hadde foretrukket en for resten av året og hele 2014,
eller som VANØ: En for 5 år ved å betale for 4 år nå.

 

[gustavf]

Jeg skjønner godt at noen synes det blir litt vel kort mellom fakturaene. Det er to grunner til at vi har valgt denne oppdelinga.

For det første følger det Fordelingsutvalget sine regler for tellende medlemmer ved årets slutt. Selv om deres regelverk ikke er direkte relevant for oss, er gjenspeiler det en god praksis for medlemskap som de fleste organisasjoner i Norge følger. Det gir oss ei sikkerhet for at medlemstallene vi oppgir er pålitelige og ikke oppblåst av dårlige rutiner. Hypersys er også bygget opp rundt disse reglene, så vi får litt enklere administrasjon.

Dessuten gir det forholdsvis enkel periodisering av kontingentinntektene. Selv om det ikke er spesielt komplisert rent regnskapsteknisk, gjør det økonomistyringa enklere å slippe å dra med seg en uoversiktlig kontingentpost i balansen.

Ulempen er, selvføgelig, at det blir flere fakturaer. Spesielt i overgangsfasen.

 

[MagneFV]

Når jeg la inn kontonummeret kom Unicorn Information Systems opp som mottaker. Stemmer det?

 

[gustavf]

Ja, det stemmer. De leverer medlemssystemet og fører reskontro for oss.

 

[StoreMy]

Jeg skjønner godt at noen synes det blir litt vel kort mellom fakturaene. Det er to grunner til at vi har valgt denne oppdelinga.

For det første følger det Fordelingsutvalget sine regler for tellende medlemmer ved årets slutt. Selv om deres regelverk ikke er direkte relevant for oss, er gjenspeiler det en god praksis for medlemskap som de fleste organisasjoner i Norge følger. Det gir oss ei sikkerhet for at medlemstallene vi oppgir er pålitelige og ikke oppblåst av dårlige rutiner. Hypersys er også bygget opp rundt disse reglene, så vi får litt enklere administrasjon.

Dessuten gir det forholdsvis enkel periodisering av kontingentinntektene. Selv om det ikke er spesielt komplisert rent regnskapsteknisk, gjør det økonomistyringa enklere å slippe å dra med seg en uoversiktlig kontingentpost i balansen.

Ulempen er, selvføgelig, at det blir flere fakturaer. Spesielt i overgangsfasen.

Omleggingen ser jeg som logisk. Mener bare at den kunne vært gjort enklere for oss medlemmer, men dersom dette medfører merarbeid for styret, som tross alt jobber frivillig og gratis, er det ingen grunn til å klage og vi snakker uansett om minimale ulemper for oss medlemmer.

 

[gustavf]

Det ser ikke ut som problemfri fakturering er helt vår greie...

En stor andel av fakturaene som sendes på brev, har blitt forsinket noen dager. Det betyr at de får forhodsvis kort betalingsfrist (cirka ei uke) når de endelig kommer fram. Grunnen til forsinkelsen var problemer med falsemaskinen til Unicornis, som brøt sammen og måtte på service før fakturaene kunne sendes.

 

[StoreMy]

Burde ikke alle som brygger være tilkoblet nett etterhvert?

 

[gustavf]

Burde ikke alle som brygger være tilkoblet nett etterhvert?

Absolutt. Derfor står det informasjon på alle papirfakturaene om hvordan man kan legge inn e-postadresse i Hypersys, så man får neste faktura elektronisk.

Det er ca 400 medlemmer som er registrert uten fungerende e-postadresse i medlemsregisteret. I tillegg antar jeg det er en del gamle adresser som ikke leses. I juni sendte vi 627 fakturaer på e-post, og av disse ble 270 betalt. De resterende 357 får ny faktura på papir nå.

 

[Fikerud]

Jeg er registrert med E-post..men får fakturaen som brev..

 

[gustavf]

Send en mail til [email protected] med navn og medlemsnummer, så ser jeg på det over helga.

 

[gustavf]

juni sendte vi 627 fakturaer på e-post, og av disse ble 270 betalt. De resterende 357 får ny faktura på papir nå.

I november ble det også gjort ei fakturering på e-post. Av 306 fakturaer sendt på e-post, ble 107 betalt.

 

[Cornelius]

Åh, er en av de skyldige... (i dobbelt forstand. : )

Betalte nå...  :yes:

 

[ellenminerva]

Hei. I forbindelse med PF skulle jeg logge inn på hypersys. Men jeg får ikke logget inn? Har e-post registrert her også.

 

[gustavf]

Hei. I forbindelse med PF skulle jeg logge inn på hypersys. Men jeg får ikke logget inn? Har e-post registrert her også.

Jeg finner deg dessverre ikke som medlem i Hypersys. Send en mail til [email protected] med navn og adresse, så kikker jeg på det.

 

[ellenminerva]

Da gjør jeg det med det samme

 

[GuttØrn]

Eg oppdaget at medlemskortet mitt gjekk ut i 1. desember i år, vil eg få ein ny faktura for desember også for 2014 eller får eg det samlet?

 

[gustavf]

Årsmøtevedtaket om omlegging av kontingentsystemet er litt komplisert. Legg til rotete og dårlige data fra det gamle systemet, så blir det plundrete å holde orden på detaljene.

De som har kontingent som går ut i desember og januar, får faktura rundt nyttår. Den vil gjelde hele 2014 og være på 200 kr. Dette gjelder også en del medlemmer som har medlemskort gyldig til oktober og november, men som betalte i desember.

Sent from my HTC One using Tapatalk