Norbrygg bytter medlemssystem i løpet av våren

[gustavf]

Norbrygg kommer i løpet av våren og sommeren til å gå over til nytt medlemssystem. Som mange har lagt merke til, fungerer ikke det vi har i dag helt optimalt. Innmelding og kontingentbetaling er mye jobb, med mye manuelt arbeid. I tillegg har systemet hatt dårlige rutiner for betalingsoppfølging, som i praksis har ført til at vi aldri har purret på ubetalt kontingent.

Styret har bestemt å bytte til Hypersys i løpet av våren og sommeren. Dette er medlemssystemet til Hyperion (Norsk Forbund for Fantastiske Fritidsinteresser) og er i løpet av flere år utviklet til et system som brukes av flere store organisasjoner.

Som en del av omlegginga til nytt system, tar styret sikte på å legge om fra løpende tolvmåneders kontingentinnbetaling, til medlemsår som følger kalenderåret. Dette vil være nødvendig for å full nytte av det nye systemet.

Hva betyr dette for deg som medlem?

Med det nye systemet, vil du få tilgang til ei enkel side med selvbetjening, for å laste ned medlemskort og endre adresse. De fleste vil også få tilsendt faktura på e-post i stedet for brev. Sannsynligvis vil det i løpet av høsten eller vinteren bli mulig å betale kontingent med avtalegiro.

All kontingent skal etter overgangen betales til et annet kontonummer. Det er derfor viktig at alle dobbeltsjekker at de betaler kontingent til den kontoen som er oppgitt på tilsendt giro. På årsmøtet vil nye kontingentrutiner bli endelig vedtatt. Detaljene om dette kommer i forbindelse med årsmøteinnkalling.

Innmelding av nye medlemmer vil skje automatisk på nett. Vi håper at tilgang til medlemsseksjonen på forumet skal gå automatisk, men det er foreløpig uklart om det vil fungere fra starten.

I forbindelse med overgangen til nytt system, kommer vi til å rydde i medlemsregisteret. Det betyr at medlemmer som har to medlemsnummer eller andre uklarheter i registrerte data, kan bli kontaktet for å avklare hva som er riktig.

Hva betyr dette for Norbrygg?

Først og fremst forventer vi at bedre oversikt over medlemmer, kontingentinnbetalinger og purring vil gjøre det mulig å redusere mengden ubetalt kontingent. For 2012 utgjorde ubetalt kontingent ca 80.000 kr.

Hypersys har gode muligheter for ulik tilleggsfunksjonalitet og gjør det mulig å utvikle organisasjonen slik vi ønsker, uten at begresninger i medlemssystemet hindrer oss. Eksempler kan være mulighet for lokallag, dersom det skulle bli aktuelt i framtida, eller rapportering i forbindelse med voksenopplæring i studieforbund.

Kostnaden for den nye systemet er en del høyere enn det gamle systemet. Med det medlemstallet vi har i dag, blir kostnaden rundt 35.000 kr per år, i tillegg til portokostnader for utsendelse av regninger og purringer.

Ettersom Norbrygg inntektsfører kontingent på betalingstidspunktet, vil endrede rutiner for betaling påvirke både kontantstrøm og resultat i 2013 og 2014. Detaljene kommer når forslag til vedtak om kontingent på årsmøtet er klart.

 

[POSO]

Takk til styret for god info!

Jeg tror dette på sikt vil bli en god løsning!

 

[Kjell G]

Gleder meg til endelig å få betale kontigenten min til dette flotte forumet 

 

[gustavf]

Gleder meg til endelig å få betale kontigenten min til dette flotte forumet 

Ta det med ro, du kommer nok til å rekke å få en faktura fra det gamle systemet. (I april, om jeg ikke så feil.)

 

[Dan Ove]

Hei

Kan dere ikke bare legge på 50,- på medlemskontgenten og øremerke dette til drift og vedlikehold av nettsider og Hypersys?

50,- er uansett en fis i fjøsen og ca 1/2 Nøgene Ø på polet.

Dan Ove

 

[gustavf]

Kan dere ikke bare legge på 50,- på medlemskontgenten og øremerke dette til drift og vedlikehold av nettsider og Hypersys?

Styret har ikke diskutert detaljene i økonomien for 2014 og resten av 2013 enda, men det er ikke umulig at det blir en økning i kontingenten. Det er ikke bare nytt medlemssystem som koster penger, men også et generelt ønske om mer aktivitet.

Hypersys koster oss ca 15-25 kroner per medlem i grunnkostnad, litt avhengig av hvor mange medlemmer vi er og hvor stor avkorting det blir i momskompenasjononen. I tillegg kommer kostnader for de som får papirfaktura (ca 12-14 kroner) og eventuelle purringer. Det dyreste vil være en person som får papirfaktura, har flyttet (retur eller EA-ettersending) og må purres, som kan koste borti 50 kroner.

 

[Rune Alm]

Hei

Kan dere ikke bare legge på 50,- på medlemskontgenten og øremerke dette til drift og vedlikehold av nettsider og Hypersys?

50,- er uansett en fis i fjøsen og ca 1/2 Nøgene Ø på polet.

Dan Ove

Hmm, 50 Kr er nok flere timers jobb i fjøset :yes:

 

[gustavf]

Som en del av omlegginga til nytt medlemssystem, blir fakturering av medlemmene som normalt skulle fått faktura i mai og juni forsinket. Medlemsskapet for disse medlemene får derfor forlenget gyldighet.

• Medlemskort som er gyldige ut april eller mai 2013 får forlenget gyldighet til 15. juli 2013.
• Medlemskort som er gyldige ut juni 2013, får forlenget gyldighet til 15. august 2013.

Bryggebutikkene som gir rabatt til Norbrygg-medlemmer er varslet om dette.

 

[EspenL]

Bra tiltak!

Dersom det er mulig å sende faktura på email, så er det nok mange som setter pris på det. Billigere og mindre arbeid er det og

Kan jo da evt sende purringene som brev om ikke faktura sendt på mail blir betalt.

 

[gustavf]

Dersom det er mulig å sende faktura på email, så er det nok mange som setter pris på det. Billigere og mindre arbeid er det og

Det nye systemet har støtte for faktura på e-post, men det er litt problematisk å kombinere papir til noen medlemmer og e-post til andre. Før vi får god håndtering av faktura på e-post, er vi avhengig av systemleverandøren kommer med ei oppdatering som gjør at dette kan styres per medlem og at vi får ryddet i adresseregisteret vårt. Målet er at halvparten av medlemmene skal få faktura på e-post neste år. Vi håper også å få på plass betaling med avtalegiro.

 

[EspenL]

Dersom det er mulig å sende faktura på email, så er det nok mange som setter pris på det. Billigere og mindre arbeid er det og

Det nye systemet har støtte for faktura på e-post, men det er litt problematisk å kombinere papir til noen medlemmer og e-post til andre. Før vi får god håndtering av faktura på e-post, er vi avhengig av systemleverandøren kommer med ei oppdatering som gjør at dette kan styres per medlem og at vi får ryddet i adresseregisteret vårt. Målet er at halvparten av medlemmene skal få faktura på e-post neste år. Vi håper også å få på plass betaling med avtalegiro.

Høres ut som en god plan

 

[Bjarte H]

Kan dere ikke bare legge på 50,- på medlemskontgenten og øremerke dette til drift og vedlikehold av nettsider og Hypersys?

Styret har ikke diskutert detaljene i økonomien for 2014 og resten av 2013 enda, men det er ikke umulig at det blir en økning i kontingenten. Det er ikke bare nytt medlemssystem som koster penger, men også et generelt ønske om mer aktivitet.

OT: Hvis en liten oekning i medlemsavgiften er det som skal til for aa ansette noen til aa legge ut NM-oppskriftene og sende ut NM-diplomer, saa stemmer jeg for.

 

[gustavf]

Som en del av omlegginga av medlemssystem sender vi ut innkalling til årsmøte på e-post. Dessverre er det gamle systemet ikke helt oppdatert på medlemmer som ikke har aktivt medlemsskap, så det kommer til å bli sendt innkalling til en del personer som ikke skal ha den og en del som skulle hatt den, kommer ikke til å få den. Vedtektene godtar at innkalling gjøres ved offentliggjøring på nettsidene, noe som er gjort innen fristen.

Dersom du får innkalling til årsmøtet, uten å være medlem:

• Du kommer til å få giro for betaling av kontingent i løpet av sommeren.
• Vil du aktivere medlemsskapet igjen, betaler du den tilsendte giroen.
• Ønsker du ikke å være medlem, lar du være å betale den tilsendte giroen. Du vil i så fall få ei purring før du meldes ut.

Dersom du ikke får innkalling, men mener du er medlem:

• Medlemssystemet er ikke oppdatert med korrekt mailadresse.
• Når nytt medlemssystem er aktivt, kommer vi med informasjon om hvordan du kan oppdatere informasjonen vi har registrert om deg.
• Innkalling kan være sortert som spam, selv om vi gjør vårt beste for å hindre det.

Er du i tvil om du har stemmerett, sjekk om medlemskortet ditt er gyldig. Ta eventuelt kontakt om du er i tvil.

Ønsker du aktivt å melde deg ut av Norbrygg, ta kontakt med [email protected].

 

[tfheen]

Kanskje greit av personer som får innkalling uten å være medlem også gir beskjed om de ikke ønsker å være medlemmer, så sparer vi en purring og kostnaden det medfører?

 

[gustavf]

Kanskje greit av personer som får innkalling uten å være medlem også gir beskjed om de ikke ønsker å være medlemmer, så sparer vi en purring og kostnaden det medfører?

Det kan de godt gjøre, men det kan hende tilbakemeldingene glipper i overgangen.

 

[gustavf]

15. mai kommer vi til å stenge det eksisterende innmeldingsskjemaet. De som ønsker å melde seg inn og få stemmerett på årsmøtet må derfor gjøre det innen utløpet av onsdag.

Innmelding blir åpnet igjen i det nye medlemssystemet en av de første dagene i juni. De som melder seg inn da, betaler kontingent etter de nye kontingetsatsene, som vedtas på årsmøtet 30. mai.

 

[gustavf]

I dag har jeg sittet i møte med leverandøren av det nye systemet.

Faktura for de som har meldt seg inn de siste månedene sendes i løpet av en eller to dager. Disse kommer til å få faktura på e-post. Så håper vi å få ut faktura til gamle medlemmer, med ubetalt kontingent, samtidig.

 

[gustavf]

Det er nå mulig å melde seg inn i Norbrygg igjen. Innmeldingsskjema her:
https://norbrygg.hypersys.no/mypage/create/
Det skal også være mulig å logge seg inn på https://norbrygg.hypersys.no/mypage/ for alle eksisterende medlemmer og laste ned medlemskort. Dessverre er vi ikke helt ferdig med å laste inn betalingsinformasjon, så noen som skal ha gyldig medlemsskap uten at de får lastet ned medlemskort og noen har ugydlig medlemsskap uten at de har fått ny giro. Innlogging i medlemssystemeet er skilt fra forumet, så du må trykke på "glemt passord" første gangen du logger inn. Alle medlemmer er heller ikke registrert med e-postadresse.

 

[gustavf]

Dersom det er mulig å sende faktura på email, så er det nok mange som setter pris på det. Billigere og mindre arbeid er det og

Kan jo da evt sende purringene som brev om ikke faktura sendt på mail blir betalt.

Da ser det ut til at dette blir løsningen. De som har registrert mailadresse i medlemssystemet får faktura på mail, og de som da ikke betaler får faktura i posten etterpå.

 

[gustavf]

Jeg har sendt ut faktura til et betydelig antall medlemmer i kveld. Dessverre ser det ut til at noen som har betalt kontingent i vår ikke er registrert med riktig periode og derfor har fått ny faktura, selv om de har gyldig medlemsskap til våren 2014.

Dersom dette gjelder deg, kan du ta kontakt med [email protected] for å få rettet betalingsinformasjonen. Vi forsøker å identifisere alle det gjelder, men det må vi ha hjelp fra systemleverandøren til, og det blir derfor gjort tidligst i morgen, sannsynligvis i neste uke.

Vi beklager dette på det sterkeste og håper det ikke skaper for store problemer.